5 astuces pour en finir avec votre To Do List & avoir du temps pour vous| Ophélie B. Consultante Relations Publiques & Passive Income Wizard
Note à moi-même, j’aurais du écrire cet article beaucoup plus tôt parce que là je suis… légèrement/ beaucoup en retard.. Il n’y a pas que les cordonniers qui sont mal chaussés, il y a aussi les bloggeurs apparemment. (Je vous prie de m’excuser pour la mise en page un peu différente cette semaine mais je ferai les ajouts d’images dès que possible). Pourtant, tout partait bien mais les entités supérieures régissant les lois des pixels ont décidé d’en faire autrement… et me voici en train de réécrire pour la troisième le même article. Croisons les clés USB pour que la troisième soit la bonne…. Petit retour en arrière pour les nouveaux, ce mois-ci, nous parlons organisation et gestion du temps dans l’entreprise…

N’hyperventilez pas tout de suite, les choses marrantes sont sur le point de commencer. En principe, à ce moment du mois, vous devriez être ouvert à l’idée qu’une organisation en béton armé (de fleurs si vous voulez) est un atout pour votre entreprise et ne représente pas une entrave à votre créativité ni à votre intuition. Si vous êtes même particulièrement sensible, vous devriez également avoir entrevu qu’automatiser une partie de notre travail ne nous rend pas moins humain mais qu’au contraire, cela nous permet de pouvoir avoir les mains/ les neurones libres pour faire ce qu’on aime sans contrainte. Aujourd’hui, on va rentrer dans le concret et je vous propose 5 astuces que j’utilise depuis 2007 pour traquer les pertes de temps et faire en une journée ce qui pouvait me prendre jusqu’à une semaine avant… (Non, je n’ai pas avalé un lapin rose amateur de piles survitaminées) Sortez les papiers et les crayons (ou les ipad et les stylets), il y a 5 points à noter:

1- Je planifie ma journée/ma semaine/ mon mois/ mon année

Croyez le ou non, j’ai une (grosse) tendance à la paresse… J’aurais pu ête élue reine de la procrastination tellement j’avais tendance à remettre à plus tard… Sauf que dans certains domaines, le temps a son importance.. Un peu comme le rythme des saisons, ce n’est pas parce qu’on fait quelque chose à la dernière minute qu’on va avoir le même résultat que si on avait pensé à le faire plus tôt. Attention, je ne suis pas en train de dire que les créatifs qui fonctionnent sous la pression produisent de la mauvaise qualité… mais imaginez une offre promotionnelle ou le lancement d’un livre, si vous vous mettez à en faire la pub le jour de la sortie, vous n’aurez pas le temps de créer cet appel d’air qui donnera envie à vos lecteurs d’être sur liste d’attente pour avoir le premier exemplaire signé.   Certains aspects du marketing prennent du temps et il est bon de le prendre en compte… Tiens, un exemple concret, j’ai programmé le lancement de mon prochain produit pour le 16 mars (si vous voulez en savoir plus sur « mon entreprise idéal » contactez moi par mail à ophelie@opheliebottin.com)  et je suis déjà en train d’en préparer le lancement parce que susciter l’intérêt demande du temps et de l’organisation. Préparez son emploi du temps à l’avance permet de concentrer dans une période raisonnable tout ce qu’on a à faire sans se retrouver coincé par des idées de dernière minute ou des engagements qui nous prendraient trop d’heures à gérer. Si vous démarrez à peine, il peut être difficile de savoir combien d’heures ou de jours vous devez bloquer pour tel projet. Quand j’étais à votre place, j’utilise ce truc: chercher sur le net le temps moyen d’un projet et ajouter 50% de marge parce que vous êtes au début de votre carrière.

2- Je crée de tous petits morceaux de tâches digérables et logiques

Ok…. laissez moi deviner, on vous a rebattu les oreilles des milliers de fois avec cette idée… et ça vous parait toujours aussi étrange… Bienvenue dans le monde (presque) merveilleux de la neuroscience… Notre cerveau est une machine géniale mais elle a besoin de points de repères, d’une sorte de mécanique des fluides pour faire seul ce qu’il faut plusieurs jours/semaines/mois à apprendre… C’est un peu comme la conduite… il vous a fallu des semaines pour maitriser votre véhicule et maintenant vous pouvez conduire et parler à votre passager en même temps (juste parler, hein… pas téléphoner ou se maquiller ou refaire ses lacets.. avec leurs aglets)… C’est pareil pour le tricot ou le crochet ou la couture… (encore que là, soyons honnête en bonne gauchère, c’est encore galère pour moi parce que je dois tout apprendre comme un droitier…) Vous avez saisi l’idée… En divisant votre ascension de la montagne en petites étapes de santé, vous allez passer d’un refuge à un autre (si vous croisez un Saint Bernard pensez à moi…) et vous serez sur le toit du monde avant même de vous en être rendu compte parce que vous aurez entrainé votre cerveau à ce rythme qui est le vôtre. Plus important encore, vous aurez créé une forme de dynamique (les anglais appellent ça: the momentum) qui vous permettra de mobiliser vos ressources plus vite et plus efficacement.

3- NNT pour Non Negociable TIme ou MIT pour Most Important Things

Celui là ne vient pas de moi soyons honnête… Le premier vient d’une de mes anciennes coachs (Chalene) et l’autre vient d’une entrepreneuse australienne (Leonie). Derrière ces noms barbares, l’idée est de planter dès le départ ce qui ne peut pas être modifié dans votre journée (soit par choix, soit par obligation extérieure). Peu importe la raison en fin de compte, vous allez poser que de telle heure à telle heure, vous ne pouvez pas être en train de faire vos compte parce que….. (compléter la phrase). Même si les femmes qui lisent cet article se disent qu’elles peuvent faire deux choses en même temps, je ne pense pas qu’elles puissent encore être prendre un bain et aller chercher les enfants à l’école…. On ne peut pas être partout en même temps. Autre exemple: pas la peine de programmer une soirée de travail vendredi soir si vous avez prévu d’aller au cinéma avec des amis… Quand vous aurez fait cet exercice sur toute la semaine, vous pourrez valablement voir ce qu’il reste à votre disposition pour avancer sur votre projet professionnel ou sur telle création.

4- J’utilise des modèles pour les tâches récurrentes

J’aimerais bien avoir un gros signal rouge clignotant pour vous avertir… Je vois d’ici les mains se lever et ma boite mail exploser… Utiliser un modèle n’est en RIEN un moyen de contrainte ni un frein à la créativité. Les modèles sont juste des guides et des rails qu’on trace pour nous faciliter la vie. Ils permettent d’éviter les erreurs les plus courantes et de ne pas mobiliser notre cerveau pour des activités qui ne demandent rien d’autre que de la répétition. Ex: quand un nouveau client arrive dans mon entreprise, il reçoit obligatoirement un fascicule de bienvenue en PDF. Est ce que je pourrai taper les informations dans un mail plutôt que d’envoyer un PDF? OUI Est ce que j’ai deux heures à perdre à redire toujours la même chose? NON Est ce que le PDF est bien perçu par mes clients? Heck, OUI… ils peuvent l’imprimer, le conserver dans leurs fichiers et ils ont l’ensemble des infos dont ils ont besoin en une seule source (y compris comment me joindre en privé pour les urgences). Vous pouvez toujours faire autrement… mais franchement est ce que vous me méritez pas de passer du temps à faire autre chose que des tâches répétitives? Est ce que votre imagination, votre créativité ne seraient pas plus vivantes si elles ne devaient pas gérer toujours la même chose?

5- J’utilise un minuteur

Cette astuce là, je vous l’accorde, est un peu extrême mais elle fonctionne vraiment bien. Vous vous souvenez sûrement tous de l’époque où nous étions à la fac, au lycée ou au collège… Pour certains, c’est très récent, pour d’autres c’est beaucoup plus ancien… (moi par exemple…) Bref, il n’en reste pas moins que la journée quand on est étudiant est rythmé par les horaires pour la bonne raison qu’en terme de physiologie, le cerveau a besoin de se reposer après une période intense de stimulation. En sortant d’un exa de 3 heures, j’avais tendance à être vidée et complètement lessivée même mon cerveau refusait de répondre à des questions simples.. Alors imaginez lorsqu’on reste sur un projet des heures… on devient moins performant, donc on perd encore plus de temps et on s’énerve parce qu’on n’est pas (ou plus) dans les délais. (Un peu comme moi, maintenant qui écrite mon article à 5h40 du matin le jour de sa publication) Voila pourquoi le minuteur est utile… Réglez le sur 50 min… travaillez le plus possible en restant concentré (pas de mail, pas de FB, pas de téléphone…) rien d’autre que votre projet et vous… Quand le minuteur sonne, accordez vous 10 min de pause. Mention spéciale pour la musique qui est capable de stimuler la créativité et certaines zones du cerveau qui n’entrent pas en compétition avec la concentration. Pour la petite histoire: je ne peux pas écrire sans musique (option hard rock). C’est ce qui me permet d’écrire un article en 30 minutes, un email en à peine plus de temps et je ne vous parle même pas des ateliers ou des E Books… Vous pouvez recommencer la technique trois ou quatre fois par jour parce que c’est à peu près le maximum de charge que le cerveau tolère. Au delà, le minuteur perd de son effet.

VOILA…

Vous connaissez maintenant mes 5 astuces et j’espère qu’elles pourront vous aider à voir l’organisation et la gestion du temps comme un support à votre activité professionnelle. Dites moi dans les commentaires quelle est l’astuce qui vous parle le plus et pourquoi? Vous voulez me poser vos questions en direct? Retrouvons nous “Autour d’un café” le 25 Février à 18h pour un atelier gratuit. Je partagerai avec vous un exemple d’automatisation, deux outils que j’adore et on parlera même de Picasso. Pour vous inscrire: http://app.webinarjam.net/register/5253/0f51ba7609 En attendant la semaine prochaine, rappelez vous que vous êtes unique et que votre entreprise l’est aussi.