Range ta chambre: le syndrome de l'entreprise version 2016 par Ophélie Bottin pour Nez Truffier le blog| Consultante Relations Publiques pour les Entrepreneurs & Passive Revenue Wizard© | www.opheliebottin.com

Chaque chose à sa place… ou le syndrome du “Range ta chambre” qu’on a connu étant petit est en train de nous rattraper dans notre entreprise (y compris en 2016).

 

Rien à voir avec l’anniversaire de Retour vers le Futur ou avec une séance de lecture dans une boule de cristal remplie de fumée dans une foire… En Février, Nez Truffier le blog va se concentrer sur un thème qui donne des sueurs froides à l’entrepreneur le plus chevronné (qui n’aurait pas encore eu la bonne idée de lire ce blog…) : l’organisation/ la gestion du temps/ la gestion de projet.

 

Respirez un grand coup… Installez vous confortablement et si vous avez envie d’une dose supplémentaire d’informations sur ce qu’on a couvert en Janvier 2016: Le pitch Elevator. Vous pouvez cliquer:

“Range ta chambre” est l’une des phrases que j’ai le plus entendue quand j’étais petite.

A ce moment très précis, je vois votre machoire en train de tomber en vous demander

“euh… comment c’est possible??? Ophélie est l’une des personnes les carrées/ psychorigide/ ultra structurée que j’ai croisée!!”

 

Le syndrome "Range ta chambre" et l'entreprise en 2016: comment votre organisation augmente la valeur perçue par votre client idéal par Ophélie B. | Consultante relations publiques pour les entreprenerus et passive revenue wizard| http://www.opheliebottin.com

Comment ça a commencé tout ça?

Et pourtant, en 1988… j’ai 7 ans et j’entends ma maman m’expliquer que “chaque chose a sa place et que chaque place a sa chose”… Autant vous dire que maitriser le “range ta chambre” a été quelque peu… euh… compliqué…. Je me trouvais déjà très créative et je pensais que si je laissais tout en vrac, j’allais mieux m’y retrouver.

Que c’est beau la naiveté de l’être humain de 7 ans… Sauf que… les billes ça glisse, la poupée n’est jamais où je pensais, le crayon avait séché et les feuilles avaient bavé sur le nounours…

Il était temps de “ranger ma chambre”…

J’ai alors développé une technique à toute épreuve pour TOUT ranger dans ma chambre puis dans mes cours, dans mon appartement, dans mes recherches, dans mes manuscrits, dans mon entreprise… jusqu’à devenir une pro de l’organisation.

Pour vous donner une idée de l’état de mes cours de droit:

  • chaque matière avait une boite de couleurs
  • dans la boite, chaque partie avait une chemise en carton
  • chaque partie était divisée en chapitre
  • chaque chapitre de la matière avait une chemise de la couleur de la boite avec un numéro pour m’y retrouver + la liste des sections que le chapitre contenait
  • dans chaque chapitre, il y avait des sous chemises par section

Tout était numéroté, classé et organisé par couleur/ date/ matière… Je pouvais retrouver N’IMPORTE quelle leçon en moins de 2 minutes peu importe l’année ou le moment ou le prof…

Ca vous parait dingue??

J’admets que je ne fais rien à moitié mais cette technique permet de ne pas passer des heures à rechercher ce qui est important… Mon cerveau apprenait aussi au fur et à mesure à créer une carte mentale du contenu en créant des liens logiques entre les niveaux et de me créer des représentations/ graphiques cohérents de chaque élément l’un par rapport à l’autre.

Pourquoi devrais-je devoir une bonne organisation dans mon entreprise?

Gérer son entreprise, c’est jongler entre trois-quatre voire cinq casquettes:

  • créateur
  • comptable
  • spécialiste du marketing
  • boss
  • parent
  • fan de sport
  • accro à l’environnement
  • engagé culturellement dans des activités caritatives…
  • … (oui oui la liste peut continuer)

Seulement… ATTENTION… GRANDE NOUVELLE: une journée contient UNIQUEMENT 24 heures… Dingue non???

Oui, je sais. C’est une nouvelle qui va changer toute votre journée. Maintenant que vous vous êtes remis de cette annonce… revenons en à nos moutons.

Etre organisé dans votre entreprise, c’est LA fondation de base sur laquelle vous allez construire le reste de votre activité.

  • parce qu’en 2016, de plus en plus d’administrations ont dématérialisé leur relation avec nous (URSSAF en tête de peloton… si vous êtes auto entrepreneur, vous savez que vous avez à faire à un site web assez récalcitrant)
  • parce qu’en 2016, nous n’avons pas tous un bureau pour recevoir nos clients et que l’essentiel de notre relation avec le client se fait par mail
  • parce qu’en 2016, vous avez besoin de pouvoir accéder à vos fichiers à peu près depuis… n’importe où…
  • parce qu’en 2016, faire un geste pour l’environnement c’est aussi éviter d’imprimer des mails qui pourraient être gentiment stockés quelque part sur un disque dur bien rangé
  • parce qu’en 2016, vous avez mieux à faire que de perdre 3 heures à rechercher la copie de la facture de M. Trucmuche qui date de 2004 et que vous devez retrouver.
  • parce qu’en 2016, avoir un moyen d’avoir un back up de vos fichiers en cas de pépins est une preuve du sérieux de votre travail.

Tu es gentille mais en quoi cette organisation est un plus pour MON entreprise?

J’adore cette question parce qu’elle me montre à quel point vous êtes conscient de la valeur de votre client idéal. C’est également le signe que vous avez créé votre entreprise autour des besoins de votre client.

A priori, votre client/ vos clients (nombreux, charmants et sympathiques) n’ont pas à connaitre de votre organisation en interne.

A priori, ils n’ont pas à savoir que vous utilisez Dropbox ou LastPass… ni même que vos fichiers sont hébergés sur Google Drive quand vous les créez avant de les transférer..

 

Le syndrome "Range ta chambre" et l'entreprise en 2016: comment votre organisation augmente la valeur perçue par votre client idéal par Ophélie B. | Consultante relations publiques pour les entreprenerus et passive revenue wizard| http://www.opheliebottin.com

Cependant:

  • Ce que votre client VEUT savoir c’est si vous êtes capable de répondre rapidement à ses demandes
  • Il veut être SUR que ses données sont protégées du vol par un bon parefeu/antispam/ antivirus
  • Il veut gagner du temps en n’étant pas obligé de vous redonner à chaque nouveau devis la liste de ses coordonnées
  • Il appréciera que vous ayez noté sa date d’anniversaire pour lui envoyer un petit mot ou lui offrir un cadeau (juste pour le plaisir d’offrir)
  • Il vous sera reconnaissant de pouvoir lui fournir une mise à jour ou les nouveautés du service qu’il vous a acheté même 4 ans avant.

 

Bref… VOTRE organisation est RESPONSABLE d’une grande partie de l’ OPINION qu’à votre client quand il travaille avec vous. En Inbound Marketing, on dit même que c’est APRÈS la vente que commence le vrai travail pour maintenir la confiance d’un client.

Votre organisation est l’un de vos meilleurs atouts pour y arriver et:

  • ça ne vous coute pas un centime de le faire
  • ça ne change pas votre quotidien
  • ça vous rend plus rapide à executer vos taches
  • ça vous rend plus productif sans perdre de temps
  • ça vous permet d’automatiser une partie de vos procédures en mettant en place des recettes à répéter.

 

Par exemple:

  • chaque client que me demande un devis le reçoit dans les 24 h
  • je crée le même jour une nouvelle “fiche” dans mon dossier de client
  • je crée aussi une nouvelle entrée dans mon logiciel de clientèle
  • dès que le devis est accepté, j’envoie automatiquement le pack de Bienvenue à mon nouveau client et je lui envoie un email pour convenir d’un rendez vous pour le début de l’activité que j’ai à faire pour lui.
  • et ainsi de suite jusqu’à ce que la prestation soit terminée (je mets à jour, TOUS les jours avec les nouveautés et je peux retrouver n’importe quel mail très rapidement)

 

Vous avez saisi l’idée c’est sur.

Avant de vous quitter pour cette semaine, j’aimerais vous demander: que pouvez vous mettre en place cette semaine pour améliorer votre organisation? Quelque chose de tout simple mais d’efficace comme un fichier avec les informations de vos clients ou bien faire une copie de vos fichiers sur un disque dur dédié uniquement à l’entreprise…

Dites moi tout dans la section des commentaires et retrouvez moi la semaine prochaine pour un article sur “Montre moi tes systèmes, je te dirai ce qu’est ton entreprise”.

D’ici là, rappelez vous que vous êtes unique et votre entreprise l’est aussi.