Maitriser votre budget pour les événements professionnels

Comment tirer parti de votre budget dans l’organisation d’un événement professionnel[/custom_headline][text_output]Organiser un événement professionnel est l’un des moments les plus agréables que je connaisse. C’est surtout vrai quand je peux contribuer à ce qu’une entreprise atteigne ou dépasse ses objectifs.

Ne nous voilons pas la face, compte tenu de l’économie actuelle, il faut savoir rentabiliser un budget pour en tirer le meilleur parti.

Dans notre précédent article, je vous mentionnais qu’un événement n’avait pas à couter cher pour être efficace. Voyons un peu ce que je peux vous donner comme conseils concrets.

#1 Ne faites pas appel à n’importe qui pour organiser un événement professionnel

C’est pratiquement du sens commun mais aussi compétent que puisse être votre fleuriste pour les compositions florales, rien ne semble le pressentir pour être élu Organisateur d’Evénements de l’année.

Tout comme je ne suis pas très douée avec des pinceaux pour de la peinture, j’ai appris que chacun de nous a des compétences qu’il peut utiliser au mieux.

S’il existe deux mots: fleuriste & organisateur d’événements c’est surement parce que ce ne sont pas les mêmes métiers

NDLR: j’ai le plus grand respect pour les fleuristes et j’admire leur sens créatif. L’utilisation du métier de fleuriste dans cet exemple n’est en aucun cas une forme de discrimination ou d’atteinte à leurs qualités.

 

#2 Définissez précisément vos attentes dès le début

C’est ce que j’appelle le syndrome du « je veux faire vraiment tout très bien et je ne sais pas choisir ».

Pas de panique, c’est très courant et absolument réversible.

Quand on a peu d’expérience ou de recul sur l’événement qu’on veut organiser, on peut se laisser déborder par tous les détails et on perd de vue l’essentiel vs le superflu.

L’un des moyens les plus surs c’est de prendre le temps de définir DES LE DEBUT ce qui ne peut pas être enlevé et ce qui est souhaitable voire même le superflu au cas où…

C’est par une communication efficace et en s’assurant que chacun comprend le même message que vous pourrez obtenir le résultat souhaité et éviter que vos invités pour un repas se retrouvent avec une animation de clown mais rien à manger et rien pour s’asseoir.

#3 Demandez des comptes au fur & à mesure

Un peu extrême, c’est une technique qui permet de surveiller du coin de l’oeil ce que votre organisateur fait de votre argent OU ce que fait votre responsable de l’organisation.

Si vous êtes nerveux à l’idée de débloquer votre budget, parlez en avec votre organisateur et demandez lui de vous tenir au courant avant chaque paiement de frais OU avant une facture qui couterait plus que prévu.

Soyons réaliste, même si votre organisateur peut faire des miracles en négociant des remises auprès de fournisseurs compétents et efficaces, il ne serait pas possible de louer la galerie des glaces pour 10€ durant le week end.

Gérer son budget c’est une chose, demandez l’impossible s’en est une autre. Ne faites pas l’erreur de vouloir le beurre, l’argent du beurre et le numéro de téléphone de la crémière.