Puisqu’on est bien parti dans le thème de la rentrée, j’ai mis en marche mon Nez Truffier pour vous concocter une petite detox spéciale entrepreneurs au parfum de cupcake

Laissez moi vous expliquer comment va se passer ce grand nettoyage d’automne.

Trois phases, trois semaines, trois défis… comme dans un cupcake on a l’emballage (semaine #1), le gateau (semaine #2) et finalement le glaçage (semaine #3)

Mon objectif avec ce challenge de trois semaines, c’est de vous permettre de faire un grand nettoyage de tout ce qui est superflu dans votre environnement professionnel pour ne pas vous retrouver la tête dans le guidon à peine revenu de vos vacances. 

(Petit Rappel de la notion de vacances pour celles/ ceux qui auraient raté cette mise à jour: les vacances sont un moment de paix, de calme, de tranquillité, de quiétude et un temps pour se ressourcer, laisser aller notre esprit créatif… trouver l’inspiration ou développer de nouveaux projets)

Ca fait rêver …. dit elle pensive.

Voyons cette semaine comment faire le grand ménage de vos pixels: nettoyez votre compagnon de travail pour être plus efficace. 

5 raisons de commencer ce challenge par votre ordinateur

#1 On évite de perdre du temps

Qu’on soit artiste, freelance, infopreneur, auteur…. on ne peut plus se passer d’avoir une gestion informatisée de nos informations. Que ca nous plaise ou non, nos déclarations sont dématérialisées (comme l’URSSAF ou le RSI, la CAF….). On peut gérer nos comptes via notre ordi, ouvrir ou fermer un compte EDF et j’en passe.

Autant dire que notre ordi est un compagnon indispensable, pas toujours fidèle ni facile à prendre en main (merci les changements de logiciels, les mises à jour tordues, l’ergonomie douteuse…).

Durant  14 années d’études, j’ai passé des centaines d’heures devant mon écran que ce soit pour des recherches de documents, du travail, pour créer des documents, pour écrire mon mémoire, ma thèse et mes deux livres…

Si on met de côté l’option albinos pour les yeux à force de fixer les pixels, j’en ai retiré une règle non négociable: si je ne suis pas ultra organisée dans mon ordi, je vais perdre des heures à rechercher ce que j’aurais du mieux ranger dès le départ.

#2 On travaille plus vite

Quand tout est organisé à votre manière, vous devenez un entrepreneur ultra rapide capable de répondre à vos prospects ou à vos clients en moins de 24 heures pour un devis ou pour répondre à un mail urgent/important.[/x_text][/x_column][/x_row][x_row inner_container= »true » marginless_columns= »false » bg_color= » » style= »margin: 0px auto 0px auto; padding: 0px 0px 0px 0px; « ][x_column bg_color= » » type= »1/1″ style= »padding: 0px 0px 0px 0px; « ][x_text]

#3 On augmente la valeur perçue par nos clients

Il n’y a rien de plus frustrant pour moi que de contacter un entrepreneur pour un devis et d’attendre 8 jours-10 jours… Devoir le relancer pour savoir où en est mon devis et de m’entendre dire:
« Euh, ben… euh… en fait… je sais pas, j’ai pas ouvert mon ordi… non mais on peut le faire à la louche »
Chez moi, ça allume un gros signal d’alarme et un panneau « ne jamais travailler avec lui ». Vous trouvez ça dur?
Tant mieux.. Etre entrepreneur c’est mettre en avant son sérieux, son professionnalisme et ses standards de qualité.
Si vous n’avez aucune excuse valable pour ne pas répondre vite et bien, c’est que vous n’êtes pas organisée. Peu importe qu’on commence ou qu’on ait 25 ans d’expérience, le service à la clientèle est à la base de l’entrepreunariat. 

#4 Notre ordi c’est un peu notre colonne vertébrale en tant qu’entrepreneur

On peut l’emporter pratiquement partout, il conserve nos réussites et nos échecs, nos projets et nos défis, notre compta et nos photos de vacances, nos dessins, nos prototypes, nos cours et nos ateliers…

Loin de devoir être esclave de notre ordinateur, penser à le nettoyer au moins deux fois par an est un minimum pour être certain de retrouver nos données importantes et de s’assurer une prise en main efficace des fonctions dont on a besoin régulièrement.

Note perso: Je compatis avec les utilisateurs de windows 10 … déjà que le 8 n’était pas d’une simplicité extraordinaire..[

#5 Il n’y a pas qu’une seule façon de faire le ménage dans son ordi

Chacun d’entre nous a une façon bien spéciale de ranger nos vêtements, de faire les courses, de ranger nos placards, de trier nos livres…

Pour les ordis, c’est exactement pareil… Il n’y a pas qu’une seule manière de penser ce grand ménage… Il est juste important de trouver ce qui marche pour vous et comment vous pouvez optimiser les conseils que je vais vous donner.

Conseil #1: Repensez l’organisation de votre ordi par objectifs ou par période de temps

Souvent, on a tendance à penser que les concepteurs de nos ordis ont essayé de faire au mieux…. qu’ils ont pensé à notre petite personne et qu’ils ont cherché les meilleures solutions pour nous..

Euh… comment dire… «Nan» 

J’ai travaillé sur PC, sur Mac avec x versions possibles et imaginables…. Il est grand temps de reprendre la main sur votre écran d’ordi en choisissant si vous êtes plutôt un temporel ou un faiseur d’objectif

  • Un entrepreneur temporel est motivé par les délais, les deadlines, le calendrier
  • Un entrepreneur faiseur d’objectif est motivé par la réalisation ou la concrétisation d’un but comme la création d’un atelier, la mise au point du site web, la lecture de tel livre…

En fonction de votre réponse, vous n’organiserez pas votre ordi de la même manière.

Un temporel pourra créer des fichier sur son bureau qui s’appelleraient: ce mois-ci, échéance 3 mois, échéance 6 mois… etc…

Un faiseur d’objectif créera plutôt des fichiers du genre: ateliers, photos, lecture, à trier, famille… 

Note perso: certaines d’entre vous peuvent être les deux en même temps… pas de panique, créez les fichiers permanents de votre ordi en conséquence. 

Vous voulez un exemple de fond d’écran déjà tout prêt? Cliquez ici

Conseil #2: Systématisez, systématisez, systématisez….

Est ce que je vous ai dit de systématiser??? Ok, alors juste au cas où… je vous le redis…

Avoir une approche systématique c’est avoir une approche qu’on peut répéter facilement sans avoir à tout recréer from scratch (depuis le commencement)

Ex: dès le début de mon activité, j’ai créé un modèle de lettre, de mémo, de facture, de présentation, de carte de visite… j’ai juste à copier et à coller le fichier au complet pour répondre à vos besoins rapidement.

Pour mes clients, je suis toujours le même processus: prise de contact, devis, signature du contrat, paiement de la moitié du tarif, envoi du package de bienvenue, réalisation de la prestation (au besoin vérification avec le client), finalisation, clôture de la prestation et paiement du solde.

Pour mes créations, c’est presque pareil. Si je crée un cours ou un atelier, je commence toujours par la phase de recherche, la mise au point de la fiche pédagogique, le plan de cours détaillé, ce qui me permet de savoir quels documents je dois créer, quels images… etc etc…

Vous avez saisi l’idée?

Il ne s’agit pas de penser que vous allez être parfait du premier coup mais de mettre en place rapidement des outils qui vous feront gagner du temps. Pour la petite histoire, j’ai changé 8 fois mes modèles de lettres et pour mes créations d’ateliers, je suis un peu control freak mais j’assume.

Conseil #3: Anticipez les couacs

Que celui ou celle qui n’a pas hurlé devant un écran parce qu’il/elle avait perdu des heures de boulot me jette la première souris sans fil!!

Ca m’est arrivé, ça vous est arrivé et ça nous arrivera surement encore… raison de plus pour éviter de se faire peur et d’anticiper les couacs.

Aucune des solutions n’est parfaite néanmoins, on limite souvent les dégâts en utilisant un bon vieux disque dur externe pour mettre en place une sauvegarde toutes les heures de votre travail.

Vous pouvez aussi penser au Cloud, les solutions de travail en ligne. Icloud.com peut aussi vous sauver la mise.

Dernière possibilité, Google Drive pour les documents à partager ou la mise en place de documents légers et faciles à transporter.

BONUS: Pensez à regarder comment protéger votre ordi avec des logiciels de sauvegarde de mots clés et de cryptage comme LastPass, Dashlane pour n’en citer que quelques uns

Résumé du challenge de cette semaine:

#1: Décidez si vous êtes un temporel ou un faiseur d’objectif
#2: Mettez en place des procédures systématiques pour vous simplifier la vie
#3: Anticiper les couacs

Votre mission, cher entrepreneur, si vous l’acceptez c’est de créer un environnement pour votre ordinateur exempt de tout pixel inutile 🙂
Je crois en vous, vous allez y arriver… C’est beaucoup plus simple que ça en a l’air et si vous voulez un outil tout prêt pour vous aider, vous pouvez cliquer ICI.

Vous avez une question?

Utilisez la section commentaire et dites moi quel est votre plus grand défi en terme d’organisation pour votre entreprise.

A la semaine prochaine!