Systèmes? Vous avez dit systèmes? Ce mot vous donne mal au coeur en pensant à une vague tentative de retour au travail à la chaine sans humanité? Alors oui mais non… Pas du tout ! C’est d’autant plus drôle pour moi que j’ai très récemment été consultée par une association qui a besoin de comprendre comment systématiser son approche en terme d’organisation d’événements… Plongeons un peu dans les systèmes pour vous rendre le sourire. Ce mois-ci, Nez Truffier le blog a décidé de se pencher sur un thème que même Biba a décidé de reprendre en couverture.. l’organisation. Direction la séance de rattrapage pour les curieux qui auraient manqué l’article de la semaine dernière en cliquant ICI (Je vous attends le temps que vous alliez lire l’article et que vous reveniez).

Qu’est ce qu’un système dans une entreprise?

En terme d’organisation, déveloper une approche systèmatique est l’un des leviers les plus puissants et les plus rapides à mettre en place que je connaisse. Je, vous, nous le savons TOUS (on en parle assez régulièrement d’ailleurs), l’entrepreneur jongle entre plusieurs casquettes… et comme le temps n’est toujours pas extensible (oui, je sais la nouvelle a été dure à digérer depuis la semaine dernière, c’est pour ça que je vous fais une piqure de rappel…) il faut bien tenir compte du PRINCIPE DE RÉALITÉ Concrètement: si on veut pouvoir faire tout ce qu’on a envie de faire dans une journée, il faut arriver à gagner du temps sans sacrifier la qualité et en maintenant le même niveau d’excellence… le tout SANS dire bonjour au burn out tous les matins en sortant de sa couette. Mission impossible? Euh… non… Franchement pas si vous suivez les quelques conseils de base de cet article.    

Montre moi tes systèmes, je te dirai qui est ton entreprise par Ophélie B. Consultante Relations Publiques pour les Entrepreneurs & Passive Revenue Wizard©| www.opheliebottin.com

Système vs automatisation vs déshumanisation

Reposez vos torches et éteignez vos buchers… je ne cherche pas à faire de vous des machines, bien au contraire… mon objectif est de vous permettre d’avoir plus de temps dans la journée sans sacrifier la qualité de votre travail et en passant plus de moments avec les personnes qui comptent pour vous. Avoir une approche systématique, ce n’est pas être vissé(e) à sa chaise ou cloitré(e) dans son bureau 24 heures par jour… Ce n’est pas agir comme un robot sans capacité de réflexion propre. Avoir une approche systématique, c’est trouver une méthode d’organisation capable de nous rendre le sourire chaque matin parce que notre cerveau n’a plus à faire et refaire et re refaire la même procédure chaque jour… Avoir une approche systématique, c’est remettre l’humain au coeur de votre entreprise pour tirer parti des avancées technologiques ET utiliser notre compétence pour créer un lien unique avec notre client idéal pour lui offrir une expérience unique et de qualité. Avoir une approche systématique, c’est permettre à votre créativité de s’exprimer en dehors des cadres rigides en encadrant simplement vos obligations légales, sociales, fiscales, pénales, administratives…

Automatiser pour se simplifier la vie

Petit cours de vocabulaire: quand je parle d’automatisation, je fais référence à tout ce qu’on peut mettre en place à l’avance pour se simplifier la vie comme entrepreneur. Cela ne veut pas dire que ce sont des messages ou des mails ou des procédures sur lesquelles je n’ai aucune prise. Bien au contraire, quand je parle d’automatisation, je pense à toute un ensemble de produits/ activités/ liste/ check list/ questionnaire/ supports/ ateliers qui sont pratiquement déja prêts à l’emploi et que je peux réactiver en deux clics de souris. Je n’ai plus jamais à refaire le meme questionnaire pour mes nouveaux clients qui veulent un site web mais je peux compléter le modèle de base en fonction de leurs besoins. Je n’ai plus jamais à me demander si je vais avoir le temps d’écrire ma newsletter parce que le modèle de base est déja sauvegardé sur mon auto répondeur (pour ceux qui voudraient en savoir plus, cliquez ici) En automatisant, je mets mon cerveau au repos et je lui permets de se concentrer sur la relation client et pas sur la taille de la police de titre ou sur tel autre aspect.  

Systématisez pour être plus structuré(e)…

Avoir plus de structure vous parait ringard? passé de mode? cucul la praline? Heck non…. La structuration est un peu comme la colonne vertébrale de votre activité professionnelle, sans elle, même le plus génial et créatif des artistes aura l’air d’un amateur parce qu’il n’aura pas répondu à l’offre dans les temps… ou pas dans les formes ou ni l’un ni l’autre… La structure de votre entreprise contribue pour beaucoup à la renommée immédiate et à la valeur perçue par votre client au long cours.. Pourquoi continuez vous à acheter toujours au même endroit? ou à passer des contrats avec les mêmes prestataires de service? Parce que vous SAVEZ à l’AVANCE comment va se passer la vente, de quelle manière vous allez être traité, vous pouvez ANTICIPER votre satisfaction parce que vous SAVEZ que votre paquet arrivera dans telles conditions, de telles manières et que la qualité du produit est aussi bonne que la méthode de livraison choisie.  (dit elle en fantasmant sur la livraison de son prochain investissement…oups… c’est une autre histoire ça) Vous êtes convaincu que la systématisation peut vous aider? Chouette !! Voyons un peu ce que vous pouvez automatiser sans y perdre des heures.. Ah oui, je devrais vous préciser que OUI au démarrage, VOUS ALLEZ PERDRE UN PEU DE TEMPS à monter les modèles, les maquettes, les bases de travail… mais c’est normal, il faut bien investir un peu de temps pour en gagner beaucoup après. Ex: grâce à mon modèle de publication, je peux créer de bout en bout un E Book en 3 heures… de la couverture à la dernière page… y compris la mise en page et le formulaire d’inscription pour le diffuser ou le vendre.

Que pouvez vous automatiser? 5 idées à m’emprunter pour votre activité professionnelle.

ATTENTION quand je dis emprunter, on parle bien de l’idée pas de la manière dont JE crée mes modèles ni dans le fond ni dans la forme… On tomberait dans le plagiat et malgré tout le respect que j’ai pour chacun d’entre vous, je n’hésiterais pas une seconde à agir en justice pour demander des dommages et intérêts ainsi qu’une condamnation pénale.

Pas de panique.. je ne mords que lorsqu’on ne respecte pas les règles du jeu…. Voyons comment je peux vous donner des pistes pour créer un système qui fonctionne pour vous et qui vous permette de libérer du temps dans votre journée.

  1. Vous avez remarqué que TOUS mes articles de blog ont la même structure? Vous pouvez vous aussi encadrer la rédaction de vos articles pour leur donner la même forme et faciliter la lecture
  2. Vous avez remarqué que mes newsletters se ressemblent? Normal, j’ai envie que vous ne passiez pas des heures à vous y retrouver… Je me débrouille pour que ce soit rapide et facile pour VOUS.
  3. Vous avez remarqué que mes images sur le site ont la même structure? J’utilise toujours les mêmes couleurs et les mêmes polices pour créer un sentiment d’accoutumance par rapport à mon entreprise.
  4. Vous avez remarqué que mes fascicules ont la même mise en page? Logique, je cherche à vous rassurer sur la structure et la qualité de ce que vous allez trouver dans les pages qui suivent.
  5. Vous avez remarqué que j’envoie un fascicule de bienvenue à tous mes clients? C’est ma manière de prendre contact avec chacun d’entre vous et de vous expliquer comment je fonctionne pour limiter les problèmes de communication et les erreurs d’interprétation.

En conclusion,

Dans l’article d’aujourd’hui, nous avons fait le tour de ce qu’était un système et de l’utilité de développer des systèmes qui vous ressemblent pour VOTRE entreprise sans avoir à devenir pour autant une machine. Nous avons vu à quel point avoir un système pouvait vous faire gagner du temps, de l’énergie et vous permettre d’être mieux perçu par votre clientèle. Enfin, je vous ai donné 5 pistes de projets que vous pourriez adapter à votre activité pour vous permettre de vous concentrer sur votre expertise et sur vos compétences techniques. Si vous voulez aller encore plus loin et voir comment je crée des séquences de systèmes qui cohabitent les uns avec les autres, je serais ravie de vous accueillir à notre prochain Atelier autour d’un café qui aura lieu le 26 Février à 18h. Durant une heure, je réponds à vos questions et je vous offre un contenu supplémentaire. Pour réserver votre place (plus que 18 maintenant), envoyez moi votre adresse mail à ophelie@opheliebottin.com en me précisant l’objet de votre demande. Si vous avez des questions profitez en pour me les poser, je pourrai y répondre en priorité durant l’atelier. En attendant la semaine prochaine, rappelez vous que vous êtes unique et que votre entreprise l’est aussi.

Montre moi tes systèmes, je te dirai qui est ton entreprise par Ophélie B. Consultante Relations Publiques pour les Entrepreneurs & Passive Revenue Wizard©| www.opheliebottin.com

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